AVG

Voor de Kruiskerk is privacy en een veilige omgeving van groot belang. Gemeenteleden en anderen die bij de kerk betrokken zijn hebben het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met hun persoonsgegevens wordt omgegaan. Het is toegestaan, ook voor de kerk, om persoonsgegevens op te slaan en te gebruiken, maar daar zijn regels aan verbonden. De belangrijkste reden is dat er een noodzaak moet zijn voor de opslag en het gebruik van persoonsgegevens. Er mag ook niet meer of niet langer opgeslagen worden dan strikt noodzakelijk. Ten tweede dient er zorgvuldig omgegaan te worden met persoonsgegevens. Het gaat hier onder andere over maatregelen tot geheimhouding. Persoonsgegevens worden alleen verstrekt indien daartoe een noodzaak bestaat. Tenslotte hebben personen rechten met betrekking tot hun gegevens. Het gaat daarbij over inzien, wijzigen en wissen.

Het belang van gegevens in de kerk

Er zijn twee redenen waarom het beschikken over en publiceren van persoonsgegevens noodzakelijk zijn.
1. Allereerst zijn er persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de kerk als organisatie. Denk daarbij aan de ledenregistratie, maar ook aan het voorstellen van nieuwe ambtsdragers.
2. Daarnaast zijn er persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de kerk als gemeenschap. Denk daarbij aan wijknieuws, maar ook aan verslagen van bijeenkomsten In alle gevallen dient de vraag gesteld te worden in hoeverre het noodzakelijk is gegevens openbaar te maken.

De Kruiskerk heeft diverse media om informatie te verspreiden. Hierna staat aangegeven welke dat zijn en op welke wijze er omgegaan wordt met persoonsgegevens.

Kerkblad

Het kerkblad wordt verspreid onder de abonnees. Dit zijn gemeenteleden en relaties van onze gemeente. Vier keer per jaar wordt het kerkblad ook bezorgd bij de gemeenteleden die geen abonnee zijn. In telefonisch contact heeft de dienstenorganisatie van de PKN bevestigd dat dit toegestaan is. 
In het kerkblad komen persoonsgegevens voor in de vorm van persoonlijke informatie (wijknieuws) of algemene informatie (onder andere verslagen, eventueel met foto’s, van activiteiten.) Hiervoor moet toestemming aan de betrokkenen worden gevraagd door de schrijver van het betreffende artikel. Dat geldt ook voor de informatie die op het ledendeel van de website geplaatst wordt (zie hierna). Niet ondertekende artikelen vallen onder verantwoordelijkheid redacteur kerkblad. Verwerkingsovereenkomst met drukker noodzakelijk. Documenten dienen versleuteld verstuurd te worden.

Website

De website is het visitekaartje voor de kerk.
De site bevat persoonsgegevens. Voor wat betreft predikanten, pastoraal werkers en kosters, etc. zijn deze beperkt zichtbaar. Voor wat betreft functionarissen worden in enkele gevallen namen, eventueel met kerkelijk e-mailadres, getoond. Daar waar meer vertoond wordt, is dat met specifieke toestemming. Voor wat betreft overige gemeenteleden zijn deze alleen zichtbaar als hier toestemming voor is gegeven door de betrokkene. Uitzonderingen hierop zijn bijvoorbeeld overzichtsfoto’s van groepen mensen. Toestemming voor opneming van persoonsgegevens is noodzakelijk. De schrijver / toeleverancier is verantwoordelijk voor verkrijgen van deze toestemming.
De leverancier van de website is verantwoordelijk voor de technische veiligheid van de website. De inhoud van de website wordt door diverse leden van onze kerk beheerd. 

Social media

De web redacteuren van de diverse social mediaplatformen, zoals Facebook, Instragram, zijn verantwoordelijk voor de vulling van de diverse pagina's dragen zorg voor het op de juiste manier omgaan met persoonsgegevens..

Kruiskerk App

De Kruiskerk App is onderdeel van Scipio-app.nl.
De Kruiskerk App is gekoppeld aan de ledenadministratie (LRP) van uw kerk en de ledengegevens in de Kruiskerk App zijn hierdoor altijd actueel. Door de koppeling met de ledenadministratie kunt u ook garanderen dat alleen leden van uw gemeente toegang hebben tot bijvoorbeeld de ledenlijst of andere privacygevoelige informatie. Leden die verhuizen of zijn uitgeschreven hebben automatisch geen toegang meer tot de ledenlijst. Hierdoor voldoet het gegarandeerd aan de eisen van de AVG.

Beveiligde omgeving
De ledenlijst en bijbehorende persoonsgegevens zijn beveiligd. Om uw telefoon of tablet te gebruiken dient u eerst een toegangscode in te tikken, uw gezicht te laten scannen of met uw vingerprint te ontsluiten. Daarnaast kan er voor het benaderen van persoonsgegevens in de app een extra toegangscode worden ingesteld.

De ledenlijst en bijbehorende persoonsgegevens zijn enkel en alleen beschikbaar voor geautoriseerde gemeenteleden. Een buitenstaander kan er dus nooit bij en dit wordt gegarandeerd door de koppeling met de ledenadministratie. Indien een lid bijvoorbeeld verhuist naar een ander gemeente, dan kan hij of zij (automatisch) de ledenlijst niet meer raadplegen.

Delen van gegevens conform de AVG
Persoonsgegevens mogen, conform de AVG, doorgegeven worden aan leden van de eigen gemeente. Denk bijvoorbeeld aan uitwisseling van adressen of relevante informatie voor organisatoren van activiteiten in de kerk.

De Kruiskerk App is de veilige en praktische oplossing voor het registeren en verzamelen van persoonsgegevens. Alleen leden hebben toegang tot de digitale gemeentegids.

Leden bepalen zelf welke gegevens gedeeld worden
Als lid kan je zelf bepalen of je je gegevens wel of niet wilt delen met andere leden van de gemeenten. Je kan je profiel volledig verbergen, gedeeltelijk verborgen of alleen delen met bepaalde groepen.

Beeld en geluid

Met betrekking tot het maken van opnames in de kerk zijn de volgende regels vastgesteld:
Er worden geen opnames gemaakt van binnenkomende en vertrekkende mensen
Er worden geen opnames gemaakt van onder en naast het orgel en geen opnames van de galerijen boven
Er worden geen close-ups gemaakt van kinderen op het podium (kindernevendienst)
Close-ups van het liturgisch centrum worden alleen gemaakt indien dit functioneel is.
Privacygevoelige zaken worden wel op projectiescherm getoond maar niet in uitzending Bij lopend avondmaal worden geen beelden getoond van mensen die van onder het orgel vandaan komen.
Voor mededelingen over personen dient hun toestemming verkregen te zijn. Zo nodig kan dit beperkt genoemd worden en kan meer informatie vertoond worden op het presentatiescherm. Hiervoor geldt eveneens dat het niet uitgezonden wordt.

Bij dienst betrokkenen

Direct betrokkenen bij de dienst moeten toestemming geven voor het zichtbaar en herkenbaar in beeld komen. Dit geldt onder andere voor: Predikanten, ambtsdragers, lectoren, doopouders met kinderen, diegenen die belijdenis doen. Kerkenraad en predikanten dienen hier zorg voor te dragen. Gastpredikanten, koren en andere uitvoerenden dienen eveneens toestemming te geven voor het zichtbaar en herkenbaar in beeld te komen. Hier ligt de verantwoordelijkheid bij de preekvoorziener en organisatoren van de dienst.

Rouw- en Trouwdiensten

Door direct betrokkenen wordt tevoren aangegeven:
• Of de dienst uitgezonden mag worden via kerkradio en/of internet;
• Of de dienst uitsluitend opgenomen maar niet uitgezonden wordt;
• Of er geen opnames gemaakt worden.

Vergaderingen

Vergaderingen zijn openbaar. Spreken over personen geschiedt echter in comité. Over de inhoud wordt niet gerapporteerd. Hooguit wordt mededeling gedaan over het resultaat. Zo nodig wordt aan het vergaderverslag een apart, vertrouwelijk, document toegevoegd.

Documenten

Documenten met persoonsgegevens dienen veilig opgeborgen te worden. Documenten die niet meer gebruikt worden dienen vernietigd of gewist te worden.

E-mails

Om e-mailadressen van anderen niet prijs te geven dienen e-mails per persoon afzonderlijk of uitsluitend in BCC. In principe dient gebruik gemaakt te worden van kerkelijke of geanonimiseerde e-mailadressen. Kerkelijke e-mailadressen zijn aan te vragen bij de webmaster. Een lijst van kerkelijke en geanonimiseerde e-mailadressen staat op de website. Stuur privacygevoelige info uitsluitend in bijlage. Versleutel deze bijlage. Verwijder daarnaast regelmatig e-mails uit In box en uit Verzonden items. Voeg een disclaimer toe aan e-mails (uitsluitend bestemd voor geadresseerde).

WhatsApp

WhatsApp-deelnemers dienen regelmatig oude WhatsApp berichten te verwijderen. Er dient zorg gedragen te worden voor de juiste lidmaatschappen van de WhatsApp groepen.

Foto's

In het algemeen geldt dat voor foto's waar personen herkenbaar op staan, aan hen toestemming gevraagd moet worden om deze te mogen publiceren op het openbare deel van de website en/of op social media. Om journalistieke redenen kan daar van afgezien worden, maar hier moet zo min mogelijk gebruik van gemaakt worden. Voor kerkblad of afgeschermd deel van de site is het vragen van toestemming niet strikt noodzakelijk. Fotoseries zullen daarom op het ledendeel van de site geplaatst worden. Bij kinderen beneden de 16 jaar is de toestemming van de ouders noodzakelijk. De leverancier van de foto's aan redacteur kerkblad of website is ervoor verantwoordelijk dat aan alle eisen van de privacy wordt voldaan.